人际沟通的技巧（下）

__________ ———书面沟通和非语言沟通

一、书面沟通的技巧

适合于口头沟通的原则同样适合于书面沟通。书面沟通的技巧就是要设法使读者有欲望读下去。这意味着：你要先确定想要表达的主要意思。然后找出合适的方式将它表达出来。不管是使用何种书面沟通方式，重要的是保证表达的能够被理解。

作为初涉社会的学生来说，运用书面沟通必须牢记以下具体原则：

1、先记下，后修改。也就是说，无论记成什么样子，先记下，然后花些时间润色希望传达的内容。别老指望“立马成才”，“七步成诗”。老老实实地写下内容，并且做认真的修改。

2、使用空格、标题、段落和段首缩字。这些项目是视觉和声音信号中卓有成效的替代品，能起到强调、激发兴趣和刺激的作用，鼓励人们更加乐于吸取书面信息并防止他们大脑装得过多而不能自拔。

3、运用大字标题并选择不同字体（甚或摘要），这些都可作为“路标”使读者更易于寻找。

4、最重要规则就是“简洁为贵”。口头沟通时所用的语言通常是无拘无束的，但要把思想诉诸于文字写在纸上，人们常常束缚自己。出于某种原因，他们觉得，因为是在写作，所以必须使用一些比较正式的词语，如用“融资”代替“搞钱”，“生产”代替“做”，“参加”代替“入伙”，“然”代替“但是”，如此等等。这些不仅有损信息本身，还会阻碍读者流利地阅读。

5、书面沟通要求您时时都必须把读者放在心上。好的书面表达大大有助于书面材料的理解，而且，当读者能理解您所写下的内容时，他们就获得了继续往下读的动力。只要你写得简单易懂，就能抓住读者的心，使他感觉到，你写的东西值得一读，也值得重读，并且从中获取知识与力量，与你达成共鸣。

书面信息能够长期保存，这个“硬拷贝”是很有用的，它可以在任何时候为任何人所使用，通过文字可以将你复杂的思想表达清楚，文字形式也让接受者能够以自己的速度和方式来理解。

我们工作中通常所用的主要的书面沟通工具有：书信、便笺和报告。

一）信件

你的任何信件都有需要满足正常的通信要求。简单来说，也就是信件必须要清楚明了，简洁、条理。

在写信之前先要确定写信的目的，问问自己：“我写这封信是想干什么？”将想要表达的意思说清楚，保证收信人能够理解它。保证语言简练、平实，尽量不用专业术语。尽可能使信件观点鲜明、中肯，不要让读者对你想要表达的意思有任何不明白的地方。

在你将自己的想法写出来之前先想一下，假如现在是和别人在交谈，你会怎么说。这样做显然是有帮助的。但是很多人对于面对面能说清楚的问题，一写出来就会遇到困难。

大致步骤如下：

写信说此什么__ 这是信件的目的。你究竟想对收信人说些什么？如果你想让他们做些什么的话，就要先搞清楚到底是什么。

收信人_____ 通常你应该清楚是谁是收信人，并给予尊称。

事件的情形_ 首先告诉读者信的主要内容是什么。

产生后果___ 接着阐明这一事件带来的后果。

解决的方式_ 然后可以建议一个可行的办法。

具体的办法_ 接着可以指出你会采取什么办法，或者你期望对方做什么样的改进。

用词的礼貌_ 即使对方使你很反感，在用词上必须表现得彬彬有礼着重陈述事实而不能使用冒犯性的文字，否则不可能得到积极的回应。最后，尽量以一些祝福性的话语来结束这封信，至少应该看上去是礼貌的。

小知识：3--5

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